Un contrat TMA est pertinent dès que votre organisation s’appuie sur des applications critiques pour son fonctionnement quotidien — GED DocuWare, logiciels de traitement comptable, workflows de validation. Sans contrat TMA, chaque anomalie ou demande d’évolution nécessite une intervention ponctuelle, souvent plus coûteuse en temps et en argent, avec des délais de prise en charge non garantis. La TMA garantit une prise en charge structurée, des délais d’intervention maîtrisés et une continuité de service dans la durée. Elle est particulièrement recommandée pour les organisations dont les processus documentaires et comptables reposent sur DocuWare, FormAnalytics ou DWSyncPayment.

La TMA assurée par l’éditeur ou l’intégrateur de vos outils présente un avantage décisif : zéro temps de réappropriation. Un prestataire généraliste doit d’abord apprendre votre environnement — configuration DocuWare, règles métier FormAnalytics, workflows — avant de pouvoir intervenir efficacement. Archivage Services maintient des outils qu’il a lui-même développés ou intégrés depuis plus de 20 ans : la connaissance de votre configuration est immédiate, et la capacité à intervenir au niveau du code source pour FormAnalytics, DWSyncPayment et DWAnalyzer est unique. L’expertise est immédiatement opérationnelle, sans montant en compétence préalable.

La TMA couvre l’ensemble de l’écosystème applicatif déployé et développé par Archivage Services : DocuWare (GED, workflows, archivage), FormAnalytics (imputation comptable), DWSyncPayment (facturation électronique), DWAnalyzer (analyse documentaire) et les logiciels métier sur mesure développés par les équipes. Pour les applications tierces intégrées à cet écosystème, Archivage Services étudie la prise en charge au cas par cas dans le cadre d’un contrat dédié.

Ces trois types d’interventions couvrent des besoins distincts. La maintenance corrective traite les anomalies et incidents : un bug qui bloque un workflow, une erreur de traitement de document, un dysfonctionnement d’imputation dans FormAnalytics. La maintenance évolutive fait évoluer l’application selon vos nouveaux besoins : modification d’un circuit de validation, ajout d’une règle d’imputation, intégration d’un nouveau format. La maintenance préventive anticipe les problèmes : mise à jour des référentiels, optimisations, formation des équipes aux nouvelles fonctionnalités. La TMA d’Archivage Services couvre ces trois dimensions.

Dans un abonnement mensuel classique, les heures de support non consommées sur le mois sont perdues — ce qui incite parfois à créer des tickets artificiels pour « utiliser » les heures disponibles. Avec le système de tickets sans expiration d’Archivage Services, les crédits d’assistance restent disponibles indéfiniment jusqu’à leur utilisation effective. Vous les consommez au rythme de vos besoins réels, sans pression calendaire. Ce modèle offre une flexibilité maximale et vous permet de maîtriser votre budget support en ne payant que les interventions réellement effectuées.

Un support de niveau 1 se limite généralement à répondre aux questions fonctionnelles simples et à escalader les problèmes techniques. La TMA d’Archivage Services va bien au-delà : correction technique directement dans les applications (y compris au niveau du code source pour les modules propriétaires), évolutions de paramétrage et de workflow, formation ciblée des utilisateurs, reporting trimestriel d’activité et accompagnement sur l’évolution de vos outils. L’interlocuteur est le même que celui qui a développé ou intégré l’application — pas un hotliner qui redécouvre votre environnement à chaque appel.

Toutes les demandes passent par le portail client dédié, accessible depuis n’importe quel poste. Vous décrivez votre demande (anomalie, évolution, question fonctionnelle), en joignant éventuellement des captures d’écran ou des fichiers. Le ticket est horodaté et classé automatiquement. Vous suivez son avancement en temps réel et êtes notifié à chaque étape — prise en charge, intervention, clôture. L’historique complet de toutes vos demandes est conservé et consultable à tout moment, ce qui facilite le pilotage de votre contrat et la traçabilité des évolutions apportées à vos applications.

À réception du ticket, les équipes d’Archivage Services analysent la demande, évaluent l’impact et la complexité, et confirment la prise en charge. L’intervention est réalisée par les spécialistes de l’outil concerné — les mêmes équipes qui ont développé ou déployé FormAnalytics, DWSyncPayment ou DocuWare. La durée est de 30 minutes à 1h30 selon la nature de la demande. Après l’intervention, vos équipes contrôlent le résultat, et le ticket est clôturé et historisé dans le portail. L’intervenant peut agir à distance sur votre environnement ou en présentiel pour les formations.

Chaque intervention dure entre 30 minutes et 1h30 selon la nature de la demande : correction d’anomalie, évolution de paramétrage, ajustement de workflow, formation utilisateur ou réponse à une question fonctionnelle. Chaque ticket correspond à une intervention. Les crédits d’assistance sont consommés au rythme des tickets ouverts, sans date d’expiration. Ce système permet de calibrer précisément votre budget support selon le volume réel d’interventions dont vous avez besoin, sans surconsommation liée à des abonnements avec plafonds mensuels.

Le portail client offre une visibilité complète sur la consommation des tickets : historique des interventions, dates, types et durées. Un reporting trimestriel analyse les volumes de documents traités, les tickets ouverts et les évolutions réalisées, sous forme de tableau de bord. Ce suivi permet d’anticiper les besoins, d’identifier les processus qui génèrent le plus de sollicitations et de piloter l’évolution de votre contrat TMA en connaissance de cause. Les tickets sans expiration évitent toute pression sur le calendrier de consommation.

Sans contrat TMA, chaque anomalie ou demande d’évolution nécessite une intervention ponctuelle — avec des délais de prise en charge non garantis, une réappropriation de l’environnement par le prestataire à chaque sollicitation, et un coût unitaire souvent plus élevé. Pour les applications critiques comme DocuWare (traitement quotidien des documents) ou FormAnalytics (imputation comptable), un incident non traité rapidement peut bloquer des processus essentiels. L’absence de maintenance préventive expose également à un vieillissement progressif des paramétrisations, des workflows et des référentiels.

En cas d’incident bloquant, le portail client permet d’ouvrir immédiatement un ticket en indiquant le niveau d’urgence. Les équipes d’Archivage Services — qui connaissent parfaitement la configuration déployée — analysent la demande et interviennent. Leur connaissance intime des modules, jusqu’au niveau du code source pour FormAnalytics, DWSyncPayment et DWAnalyzer, leur permet de diagnostiquer et corriger rapidement, sans temps de montée en compétence. L’historique du portail fournit le contexte complet des interventions précédentes, accélérant le diagnostic.

Oui. Archivage Services accompagne les structures publiques — collectivités, organismes publics — dans la maintenance de leurs applications documentaires et logiciels métier. Ces organisations bénéficient du même niveau de service que les entreprises privées : portail client dédié, tickets sans expiration, interventions calibrées et reporting trimestriel. L’expertise de l’entreprise en GED DocuWare et en archivage électronique est particulièrement adaptée aux enjeux de dématérialisation et de conservation légale des documents publics. Basée à Pamiers, elle intervient sur l’ensemble de l’Ariège, à Toulouse et en Occitanie.