Les ERP et progiciels généralistes couvrent l’essentiel des processus courants — mais c’est souvent dans les besoins spécifiques à votre secteur ou votre organisation que se jouent vos gains de productivité réels. Un logiciel sur mesure est pertinent quand vos processus métier ont des particularités que les standards ne couvrent pas efficacement : règles de gestion complexes, intégrations spécifiques, automatisations de tâches répétitives propres à votre activité. Archivage Services réalise un audit préalable pour déterminer si le sur mesure est justifié ou si une configuration avancée d’un outil existant (comme DocuWare) suffit.

Un module DocuWare sur mesure est pertinent quand vos processus métier s’appuient déjà sur DocuWare comme socle documentaire et que vous avez besoin d’automatiser un flux spécifique — imputation comptable, traitement de factures électroniques, analyse documentaire — directement dans cet environnement. FormAnalytics, DWSyncPayment et DWAnalyzer sont nés de ce constat : les modules standards ne couvraient pas ces besoins précis. Une solution tierce implique une couche d’intégration supplémentaire et des risques de rupture entre systèmes qu’un module natif DocuWare évite.

Archivage Services conçoit ses développements pour optimiser le coût total : pas de licences inutiles, pas de modules que vous n’utilisez pas. L’approche agile avec Proof of Concept permet de valider la solution sur un périmètre limité avant tout développement à grande échelle, ce qui réduit le risque financier. Un premier module fonctionnel peut être livré en 4 à 8 semaines, permettant de démarrer sur un périmètre précis et d’étendre progressivement selon vos priorités et votre budget. Un premier contact permet d’évaluer le périmètre et d’obtenir une estimation réaliste.

Ces trois modules sont des outils propriétaires développés par Archivage Services, conçus pour enrichir DocuWare sur des besoins métier distincts. FormAnalytics automatise l’imputation comptable et analytique des factures fournisseurs : dossier comptable, imputations débit/crédit avec contrôle d’équilibre permanent, ventilation analytique par section ou ratio. DWSyncPayment gère les flux de facturation électronique : réception au format Factur-X/UBL, connexion aux plateformes de dématérialisation (PDP), imputation automatique et archivage légal — conçu pour la réforme 2026. DWAnalyzer apporte des capacités d’analyse documentaire avancée : extraction intelligente de données, tableaux de bord, détection d’anomalies et reporting sur les flux traités. Ils peuvent être déployés indépendamment ou combinés.

Le Proof of Concept consiste à développer un prototype sur un périmètre limité avant de lancer le développement complet. Il permet de valider les choix techniques et fonctionnels avec vos équipes, de détecter les ajustements nécessaires tôt dans le projet — à un coût limité. La méthode agile, avec des livrables intermédiaires par sprints, garantit que chaque module est validé avant de passer au suivant. Ce double filet réduit le risque de décalage entre vos attentes et le résultat final, contrairement aux approches en cascade où les écarts ne se révèlent qu’en fin de projet.

Un module DocuWare s’intègre directement dans l’environnement DocuWare : il accède aux documents, aux workflows et aux données de la GED sans couche intermédiaire. FormAnalytics, DWSyncPayment et DWAnalyzer en sont des exemples. Une application métier indépendante est un logiciel autonome pouvant fonctionner sans DocuWare — application de gestion commerciale, portail client, outil de suivi qualité — qui peut néanmoins se connecter à DocuWare ou à d’autres systèmes via API. Archivage Services développe les deux types selon votre besoin. La présence ou non de DocuWare dans votre environnement n’est pas un prérequis.

Le développement suit cinq étapes. (1) Audit et analyse des besoins : rencontre avec vos équipes métier et techniques, identification des processus à automatiser et livraison de spécifications fonctionnelles détaillées. (2) Proof of Concept : développement d’un prototype sur périmètre limité pour valider les choix techniques avec vos équipes. (3) Développement agile par sprints avec livrables intermédiaires réguliers, chaque module validé avant le suivant. (4) Tests, recette et mise en production progressive, avec formation des équipes. (5) TMA post-déploiement : maintenance corrective, évolutions fonctionnelles et support utilisateur sur la durée.

FormAnalytics agit directement dans DocuWare au moment du traitement des factures fournisseurs. Il gère les informations générales (dossier comptable, fournisseur, journal, montants, échéances), les imputations débit/crédit avec un contrôle d’équilibre permanent, et la ventilation analytique par section ou ratio. Le PDF de la facture est visualisable en regard des imputations, facilitant le contrôle par l’équipe comptable. En fin de traitement, les écritures sont exportables vers le logiciel comptable de l’entreprise, supprimant toute ressaisie manuelle. Il est particulièrement adapté aux PME, ETI et collectivités traitant un volume important de factures fournisseurs sous DocuWare.

Un premier module opérationnel peut être livré en 4 à 8 semaines si le périmètre fonctionnel est bien défini et les besoins clairement identifiés lors de l’audit initial. Pour un projet plus complet — application métier avec plusieurs modules et intégrations ERP — comptez 3 à 6 mois. L’approche agile garantit des livrables intermédiaires réguliers, ce qui permet de disposer de fonctionnalités opérationnelles sans attendre la fin du développement complet.

Un logiciel métier sur mesure peut automatiser toutes les tâches répétitives et structurées propres à votre activité : saisies manuelles (comme l’imputation comptable automatisée par FormAnalytics), génération automatique de documents, calculs métiers complexes, workflows de validation, rapprochements entre systèmes, extraction et consolidation de données. Les intégrations aux systèmes existants — SAGE, CEGID, SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, SQL Server, MySQL — permettent d’éliminer les ressaisies entre outils et de centraliser les flux d’information.

Le logiciel sur mesure est conçu pour évoluer avec votre activité. Archivage Services propose un service de tierce maintenance applicative (TMA) qui couvre les corrections correctives, les évolutions fonctionnelles et le support utilisateur sur la durée. L’architecture choisie lors du développement intègre une logique d’évolutivité : vous ajoutez des modules ou des fonctionnalités au rythme de votre croissance, sans dépendance à un éditeur tiers. Cette maîtrise end-to-end du code source garantit votre autonomie sur les évolutions futures.

DocuWare est le socle documentaire de prédilection d’Archivage Services, mais l’activité de développement logiciel va au-delà. L’entreprise conçoit des applications métier indépendantes, des outils de gestion spécifiques, des applications web (intranet, extranet, portail client) et des modules d’automatisation qui peuvent fonctionner avec ou sans DocuWare. Les compétences couvrent le développement web, les bases de données relationnelles (SQL Server, MySQL), les intégrations API et la mise en place de workflows automatisés. DocuWare n’est pas un prérequis.

Oui. Archivage Services accompagne les structures publiques sur leurs projets de développement logiciel et de dématérialisation. La Ville de Castres figure parmi les références clients. Les collectivités bénéficient de la même approche que les entreprises privées : audit des besoins, Proof of Concept, développement agile et TMA. L’expertise de l’entreprise en archivage électronique et en GED DocuWare est particulièrement adaptée aux enjeux de gestion documentaire et de dématérialisation des processus administratifs propres au secteur public. Basée à Pamiers, elle intervient sur l’ensemble de l’Ariège et en Occitanie.